In ihrer Ausgabe 11/2009 berichtet die Zeitschrift der IHK Ostthüringen unter dem Titel “Posteingang ist keine To-Do-Liste!” über die Arbeit von Simprove. Nachfolgend stellen wir Ihnen den Artikel in seiner vollen Fassung zur Verfügung und bedanken uns auf diesem Weg bei der Redakteurin Frau Anne-Katrin Schnappauf.
Projektmanagement setzt gute Selbst- und Teamorganisation voraus
Software für Projektmanagement mit Hilfe des Internets entwickeln und vertreiben die Jenaer Holger Rath und Lars Zapf. Als Instrument für die Organisation von Projektarbeit und die Koordination des Informationsaustausches trägt diese entscheidend zum Projekterfolg bei. „Die schönste Software aber nützt nichts, wenn die Selbst- bzw. Teamorganisation nicht stimmt“, fasst Lars Zapf seine Erfahrungen zusammen. Deshalb gehören Beratung, Methodentrainings und Workshops zur Arbeitsorganisation seit kurzem auch zum Angebot seiner Firma Simprove. „Die heutigen Arbeitsanforderungen verlangen ein immer höheres Maß an effektiver Arbeitsorganisation“, so Lars Zapf. „Die Flut von Informationen, die dafür täglich verarbeitet werden müssen, nimmt ständig zu. Notwendiges von Unwichtigem zu trennen wird zur täglichen Herausforderung in allen Berufen.“
Die Erfahrungen der Jenaer Softwareentwickler zeigen, dass die Produktivität in Projekten durch die stetig steigende Informationsüberlastung sinkt. Bei internationalen Projekten sind Zeitverschiebung, kulturelle Unterschiede und sprachliche Barrieren zusätzliche Herausforderungen. Deshalb ist es neben den klassischen Managementtätigkeiten zusätzlich auch Aufgabe der Projektleitung, geeignete Methoden zur Selbst- und Teamorganisation einzuführen, zu überwachen und selbst vorzuleben.
Bei der Bearbeitung internationaler Projekte haben sich die folgenden Praktiken besonders bewährt:
Zwei Minuten Regel
Aufgaben, zu deren Bearbeitung alle notwendigen Mittel verfügbar sind und die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können, sollten unverzüglich bearbeitet werden.
Bündelung gleicher Aufgaben
Aufgaben, deren Bearbeitung die gleichen Voraussetzungen erfordern (z.B. Telefonate, Kopien, E-Mails), sollten gebündelt erledigt werden.
Kontextwechsel vermeiden
Um den Arbeitsfluss nicht unnötig zu unterbrechen, sollte jegliche Art von Kontextwechsel vermieden werden.
Nächste Schritte beschreiben
Für die Verwaltung von Aufgaben sollte unter Verwendung eines Tätigkeitsverbs stets der unmittelbare nächste Bearbeitungsschritt beschrieben werden.
E-Mail-Posteingang auf „0“
Der Posteingang ist keine To-Do-Liste. Dementsprechend sollten Aufgaben, die in E-Mails enthalten sind, in ein entsprechendes Verwaltungssystem eingepflegt werden.
Social Project Management (SPM)
Die Grundidee des Social Project Managements folgt der von Don Tapscott unter dem Begriff Wikinomics geprägten Vorstellung, dass anstelle von Hierarchien und starren Organisations- strukturen die Projektarbeit durch Offenheit und eine Kultur des Teilens erledigt wird. Dieser bewusste Verzicht auf übergeordnete Organisationsstrukturen ermöglicht eine schnelle und gleichmäßige Verteilung von Projektwissen im gesamten Team, ohne dass Informationen durch den so genannten Stille-Post-Effekt verfälscht werden. Jeder Beteiligte kann sich jederzeit vollständig über den Projektstand informieren und zur Lösung aktueller Probleme beitragen.
Meetingmanagement
Sowohl Meetings als auch Telefonkonferenzen sollten stets von einem Moderator geleitet werden. Nach jeder Was-Wer-Wie-Wann-Entscheidung wird von jedem Teilnehmer ein kurzes Feedback eingefordert, mit wieviel Prozent er hinter dieser Entscheidung steht.
Web-Tools nutzen
Neben den methodischen Aspekten stellt zusätzlich die Unterstützung durch webbasierte Tools ein wesentliches Erfolgskriterium bei der Zusammenarbeit verteilter Teams dar. Durch die Möglichkeiten des Web 2.0 gibt es heutzutage eine Vielzahl webbasierter Tools, die das Projektmanagement in internationalen Projekten effektiv unterstützen und qualitativ verbessern können. Aus der Praxiserfahrung der Autoren können die nachfolgenden Werkzeuge empfohlen werden: Wiki, Weblog, Issue Tracking, Doodle.com zur webbasierten Terminfindung oder zu Abstimmungen im Team
